KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu ve İletişim

CAMPUS ARC TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ (“Campus Arc” veya “Şirket”) olarak, ARCY AI platformu kapsamında işlediğimiz kişisel verilerin güvenliğine önem veriyoruz. İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla hazırlanmıştır.

ARCY AI ürünü, Amerika Birleşik Devletleri'nde kurulu grup şirketimiz Campus Arc, Inc. tarafından işletilmektedir. Operatörlerin abonelik sözleşmesi bu şirketle kurulur; Türkiye'deki ilgili kişiler bakımından KVKK kapsamındaki veri sorumlusu ise Şirketimizdir.

2. Kapsam

Bu Aydınlatma Metni; ARCY AI platformunu kullanan operatörlere (“Operatör”) ve bunların yetkili çalışanlarına, arcy.js'in kurulu olduğu yazılım ürünlerinin uç kullanıcılarına (“Son Kullanıcı”), Şirket çalışanlarına ve çalışan adaylarına, arcyai.com ziyaretçilerine, tedarikçi yetkililerine ve iş ortaklarına ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin esasları kapsar.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

• Kimlik: ad, soyad ve benzeri hesap sahibi bilgileri.
• İletişim: e-posta adresi, telefon numarası ve benzeri bilgiler.
• İşlem Güvenliği: IP adresi, oturum bilgileri, kullanıcı hesap bilgileri, log ve güvenlik kayıtları.
• Müşteri İşlem: destek talepleri, iletişim formu kayıtları ve işlem geçmişi.
• Finans: fatura ve ödeme işlem bilgileri. Ödeme akışı Clerk Billing üzerinden yürütülür ve altyapısında Stripe kullanılır.
• Pazarlama: çerez kayıtları ve site kullanım tercihleri.
• Özlük: Şirket çalışanlarına ve çalışan adaylarına ait bilgiler.
• Hukuki İşlem: hukuki süreçler ve resmi yazışma kayıtları.

arcy.js aracılığıyla toplanan Son Kullanıcı verileri, Operatör tarafından işletilen yazılım ürününe ait yazılım ürünü verisi kapsamındadır. Bu veriler dört başlıkta toplanır: davranış sinyalleri (gezinme, özellik kullanımı, oturum derinliği), Operatörün göndermeyi seçtiği kimlik nitelikleri (ad, soyad, e-posta, plan ve benzeri), kimliği belirlenmemiş ziyaretçiler için tarayıcıda saklanan anonim bir tanımlayıcı ve otomatik yakalama verisi. Kişisel olma ihtimali yüksek değerler, veri tarayıcıdan çıkmadan önce maskelenir.

Ayrıca Son Kullanıcı ile asistan arasındaki sohbetler ve Son Kullanıcının mesaja eklediği görseller ile Operatörün asistanı eğitmek için sağladığı web sayfaları ve belgeler işlenir. Ayrıntılar Gizlilik Politikamızda yer alır.

4. İşleme Amaçları

Kişisel veriler; ARCY AI platformunun sunulması ve iyileştirilmesi, hesap yönetimi ve kimlik doğrulama, Son Kullanıcı sorularının yanıtlanması ve Operatörün oluşturduğu akışların çalıştırılması, Operatöre içgörü üretilmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve erişim yetkilerinin yönetilmesi, müşteri ilişkileri yönetimi ile talep ve şikayetlerin takibi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, pazarlama ve site analiz süreçleri, hukuk işlerinin takibi, mevzuata uyum, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve insan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenir.

5. Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepler

Kişisel veriler; arcyai.com internet sitesi, ARCY paneli, arcy.js, iletişim formu, destek süreçleri, sözleşmesel ilişkiler ve benzeri kanallar vasıtasıyla otomatik, kısmen otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanır.

Veriler, somut olaya göre KVKK'nın 5. ve 6. maddelerindeki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir: sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması, temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat ve gerekli hallerde açık rıza.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, işleme amaçlarının gerektirdiği ölçüde aşağıdaki alt işleyenlere ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.

7. Yurt Dışına Aktarım

Platformun temel altyapısı, yapay zeka işleme dahil olmak üzere, Amazon Web Services'in Avrupa Birliği bölgelerinde barındırılmaktadır. Bununla birlikte kişisel veriler; grup şirketimiz Campus Arc, Inc. ile Clerk, Stripe, Resend ve Google gibi Amerika Birleşik Devletleri merkezli alt işleyenler aracılığıyla yurt dışına aktarılmaktadır.

Yurt dışı aktarım faaliyetleri, KVKK'nın 9. maddesi kapsamında uygun güvenceler, standart sözleşmeler veya gerekli hallerde açık rıza gibi hukuki araçlara dayanılarak yürütülür.

8. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Campus Arc, ARCY AI platformu kapsamında özel nitelikli kişisel verileri kural olarak işlememeyi esas alır. Belirli süreçlerde, örneğin çalışan adaylarının kendi paylaştığı bilgilerde, bu verilerin işlenmesi zorunlu hale gelirse KVKK ve ilgili Kurul kararlarında öngörülen ek koruma tedbirleri uygulanır.

9. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler

arcyai.com ve ARCY paneli kapsamında zorunlu çerezler ve benzeri teknolojiler kullanılır. Analitik veya pazarlama amaçlı teknolojiler bakımından ilgili mevzuata uygun tercih ve açık rıza mekanizmaları uygulanır. arcy.js'in Operatörün kendi sitesinde sakladığı veriler dahil ayrıntılı bilgi Çerez Politikamızda yer alır.

10. Saklama ve İmha

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ya da işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanır. Yazılım ürünü verileri bakımından uyguladığımız süreler şunlardır.

Silme talepleri, bize ulaşmasından itibaren 30 gün içinde tamamlanır. Operatörler kendi yazılım ürünü verilerinin silinmesini talep edebilir; bir Son Kullanıcının silme talebi kendi Operatörü aracılığıyla bize iletilebilir. Saklama süresi sona eren veriler mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

11. Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler

Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bunlara erişilmesini önlemek ile muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri uygular. Bu kapsamda ağ ve uygulama güvenliği sağlanır, erişim logları tutulur ve yetki kontrolleri uygulanır, bulutta saklanan verilerin güvenliği şifreleme dahil sağlanır ve alt işleyenlerin veri güvenliği bakımından sözleşmesel kontrolü yapılır. Ayrıntılı teknik bilgi için Güvenlik sayfamıza bakabilirsiniz.

12. İlgili Kişi Hakları

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişiler; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

13. Başvuru Usulü

İlgili kişiler, KVKK kapsamındaki taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun şekilde Şirketimize iletebilir. Başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

Genel sorularınız için iletişim sayfamızı kullanabilirsiniz.

14. Güncelleme

Şirket, işbu Aydınlatma Metni'ni mevzuat değişiklikleri, Kurul kararları, kurumsal süreçler veya VERBİS kayıtlarında yapılacak güncellemeler doğrultusunda her zaman gözden geçirme ve güncelleme hakkını saklı tutar.